Werkt u ook 1 dag per week thuis?

Nieuw wettelijk kader voor thuiswerken.

Door Corona werkt momenteel ongeveer de helft van de Belgische werknemers af en toe thuis.
Dit valt onder occasioneel telewerken en hierdoor is er geen wettelijk kader voorzien.
Telewerk is nog steeds verplicht maar vanaf 1 juli wordt de verplichting opgegeven, maar blijft het aangeraden.

Men verwacht dat werknemers 2 tot 3 dagen zullen willen blijven thuiswerken. Zal jij ook minstens 1 dag per week blijven thuiswerken?
Op dit moment gaan we echter over van het occasioneel telewerk naar structureel thuiswerken en zijn er meer onkost tegemoetkomingen voor de werknemer vanuit de overheid.

februari 2008januari 2021februari 2021
CAO 85: Kader voor thuiswerkenCAO 149: Verplicht thuiswerk tijdens coronaCirculaire: Tussenkomst van de werkgever voor thuiswerk

Voorwaarden structureel thuiswerken:

  • Minstens 5 dagen per maand werken in de privévertrekken van de werknemer
  • De werknemer wordt niet verplicht om thuis te werken
  • Het thuiswerken mag ook geen afbreuk doen aan de noden van het bedrijf
  • Tijdens het thuiswerken kunnen geen overuren in rekening gebracht worden

Gebruik van elektronica thuis kan reeds worden vergoed.

De werknemer is niet verplicht om een thuiswerkvergoeding te voorzien.

Op 27 maart kreeg volgens een artikel in “De Standaard” slechts 1,7% een vergoeding voor het thuiswerken.

Bij structureel thuiswerk is het mogelijk een forfaitaire onkost te voorzien (internet, print papier, inkt, muismatje, water, elektriciteit, verwarming, onderhoud, onroerende voorheffing, koffie, water, …) die tot € 129,48 euro netto/maand wordt vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en in de periode april mei en juni zelfs tot € 144,31.

Daarnaast kan nog een extra vergoeding gegeven worden van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement EN van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur.
OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar). Het is hierbij belangrijk dat geen enkele kost dubbel vergoed wordt.

Nu ook mogelijk om kantoormateriaal fiscaal interessant aan te schaffen.

De werkgever is niet verplicht om kantoormateriaal aan te schaffen voor de werkgever.
Kantoormateriaal zoals sta werkplekken zijn ons inziens noodzakelijk voor een productieve werknemer.
Correct bureaumateriaal verhoogt niet enkel de motivatie maar ook het welzijn van de werknemers.
37% van alle werknemers heeft immers schouderpijn en in geval van uitval lijdt dit gemiddeld tot 30 dagen absenteïsme.
Het verminderen van sedentair gedrag is goed voor hun hart.
Je vindt meer informatie hier.

Sedentair gedrag is wereldwijd de 4e dodelijkste risico factor.

Bovendien is het ook mogelijk voor de werkgever om op een budget neutrale manier kantoormateriaal (bureaustoel, bureautafel, bureaulamp, bureaukast, computer, toetsenbord, …) voor de werknemer ter beschikking te stellen. Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen terugbetaling onkosten (de werkgever betaalt) of terbeschikkingstelling (werknemer betaalt). Het is echter belangrijk dat het om meubilair gaat dat op kantoor ook aanwezig zijn. Er moet uitgegaan worden van een levensduur van 10 jaar voor meubels en 3 jaar voor apparatuur.

Indien het materiaal te duur is kan de fiscus het belasten als voordeel alle aard

Bij een terugbetaling onkosten is het moeilijk om te sturen welk materiaal de werknemer koopt, er wordt immers met een forfaitair bedrag gewerkt.
De werkgever kan ook eigenaar blijven van de meubels maar ze ter beschikking stellen van de werkgever.
Een win-win situatie wordt bekomen wanneer de meubels ter beschikking worden gesteld via flexibele verloning of ook een cafetariaplan genoemd. In dit geval wordt voor het grootste gedeelte van het aankoopbedrag geld dat anders naar de belastingen ging gebruikt. De werknemer kan de meubels gebruiken aan een grote korting (tot een derde van de prijs) en hij behoudt een zekere vrijheid om te kiezen welk meubel hem het meeste helpt. De werkgever krijgt niet alleen gemotiveerde en productievere werknemers, hij kan het zelfs invoeren op een kostenneutrale manier!

Het cafetariaplan is de ontbrekende schakel.

We zijn allemaal verschillend en hebben allemaal verschillende noden. Wij geloven erg in het voordeel om onze meubelen aan te bieden via een cafetariaplan. We zien bijvoorbeeld dat de Notadesk sta-bureau niet geschikt is voor mensen die continu twee schermen nodig hebben.
Deze mensen zijn dan misschien wel op zoek naar een bureaulamp voor de correct verlichting. Uit een onderzoek van SD Worx blijkt dat meer dan 20% van de werknemers hun salarispakket met stip op nummer 1 zet wat betreft hun prioriteiten op de werkvloer. In studies van Securex (2017) en Acerta (2019) gaf 70% van de werknemers aan het belangrijk te vinden een deel van hun loon zelf te kunnen samenstellen.

De eerste stap in het opzetten van het cafetariaplan is het maken van budget voor de werknemers. Hier kan best een deel van de eindejaarspremie (13e maand) voor gebruikt worden daar hier een hoger tarief van bedrijfsvoorheffing ten opzichte van hun gewoon maandloon wordt gerekend.

Een werknemer heeft driemaal zoveel budget voor het gebruik van een bureautafel of een elektrische fiets indien het budget voor hem ter beschikking wordt gesteld door middel van een cafetariaplan in plaats van uitbetaling en dit op een kosten neutrale benadering door de werkgever.

Het extra budget dat werknemer verkrijgt wordt gehaald door de afwezigheid van belastingen en bijdragen zoals patronale kosten, bedrijfsvoorheffing, sociale zekerheidsbijdragen en voordeel in natura.

U heeft reeds een cafetariaplan maar er zijn hier geen meubels beschikbaar?

Dat veel medewerkers telewerken blijkt ook uit hun keuze voor extralegale voordelen. Een studie van Acerta toont aan dat de categorie multimedia 31% populairder is geworden. Het is dus de moeite waard om te onderzoeken of het de moeite waard is om naast multimedia ook kantoormeubilair aan te bieden om het telewerken comfortabeler te maken. Dit wil niet zeggen dat u onze producten dient aan te bieden in uw cafetariaplan. Maar we zouden u wel willen vragen om in interactie te gaan met uw medewerkers en te onderzoeken welke tools voor hen ontbreken in het huidige assortiment. En hiermee komen we weer bij het begin uit, wij willen niet vertellen hoe men het beste werkt, we willen ieder enkel de keuze geven hun werkplek aan te passen aan hun noden. Bovendien tonen onze studies aan dat deze noden ieder moment van de dag verschillend zijn. En dit is juist goed, want door mensen hun werkplek te laten herbouwen tijdens de dag help je hen te bewegen en dit is uiteindelijk waar ons lichaam voor gemaakt is.

De kleine lettertjes.

Er zijn echter een aantal complexiteiten die in acht dienen genomen te worden. Zo is er bijvoorbeeld de uitdiensttreding van een werknemer. Indien de werkgever terugbetaling deed van de onkosten zal de werknemer pro-rata de aankoop prijs van het meubel dienen terug te betalen. In het geval van ter terbeschikkingstelling gaat het om de restwaarde.

Er is nog steeds geen volledig wettelijk kader voor een cafetariaplan waardoor vaak via rulings wordt gewerkt. Door de betrekkelijk grote kost hiervan is een cafetariaplan echter niet altijd voor kleine bedrijven (zonder cafetaria). Wat vaststaat is dat cafetariaplannen zullen winnen in populariteit en het de moeite waard is deze piste te onderzoeken.

Notadesk kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de juistheid van deze gegevens.
We raden altijd aan om met een professionele partner (KPMG, Acerta, EY, Payflip, …) te werken.

.

Getuigenis van bedrijfsleider